تحليل وتصميم نظم قواعد البايانات

ما هو النظام ؟
تتكرر كلمة نظام (system) في مواقع شتى في مجال تكنولوجيا المعلومات، فنقول، على سبيل المثال لا الحصر، نظام الحاسوب أو نظام المعلومات ...الخ. يقصد بالنظام مجموعة من العناصر المترابطة التي تتفاعل لكي تقوم بوظيفة محددة، بغرض تحقيق هدف معين، أو مجموعة أهداف. ونظام ما يمكن أن لا يعمل بشكل جيد، ولكنه مع ذلك يبقى اسمه نظام. فنظام المعلومات المحوسب في مؤسسة ما يشتمل على عناصر المكونات المادية (hardware)، والبرامجيات (software)، والبيانات data)) والأفراد العاملين، والاتصالات (communications) وما شابه من العناصر المترابطة والمتفاعلة، التي تعمل على تحقيق أهداف المؤسسة.

تحليل النظام System analysis:
إن هذه المصطلحات باتت تستخدم في بيئة المعلومات وتكنولوجيا المعلومات في المكتبات وفي كافة المؤسسات المعنية بالحوسبة.
إنها سلسلة من الخطوات والإجراءات لتصميم وبناء نظام محوسب في أي بيئة ونعني ( بالتحليل analysis) الآتي:
فهم وإدراك النظام القائم المطلوب تحويله إلى شكل محوسب وتحليل مكوناته وعناصره إلى جزيئات صغيرة تصل بالنهاية إلى وضع تصورنا الملائم لوضع النظام المحوسب الجديد. وتستخدم هذه الخطوة سواء كان النظام المحوسب مصمم محلياً أو نظام جاهز. وبموجب هذا التحليل يمكن بناء نظام محوسب جديد ويختف تماماً عن النظام اليدوي أو يأخذ جوانب منه ويعمل على تطويرها بما يتلاءم والحاجات والتطورات الجديدة إنه كذلك تحليل للمشكلات والمعوقات والتعقيدات التي كانت تصاحب العمل اليدوي والعمل على وضع الحلول لها من خلال الحوسبة أو النظام المحوسب. وعندما يكون التحليل منجزاً نستطيع القول بأننا فعلاً نجحنا في بناء نظاماً محوسباً . هذه الخطوة هي الأهم وهي مفتاح فشل أو نجاح الحوسبة ككل لأن هذا التحليل سيضع أمام أعين المحللين كل صغيرة وكبيرة وسيعملون على وضع الحلول لها والتعامل معها آلياً دون مفاجآت أثناء التنفيذ؛ فالحوسبة ليست مجرد أجهزة وبرمجيات ومبرمجين.
تبدأ عملية التحليل من خلال بناء نماذج وموديلات للنظام اليدوي القائم. وهذه النماذج والموديلات مهمتها وصف إجراءات وخطوات الفعالية مثلاً لنظام الإعارة أو الفهرسة فإن خطوات وإجراءات العمل تحلل إلى خطوة خطوة وترسم على شكل نموذج وموديل يعكس الإجراءات اليدوية وطريقة تدفق وحركة البيانات والمعلومات أثناء تنفيذ عملة الفهرسة مثلاً أو الإعارة وتقيد أيضاً هذه النماذج المرسومة للرفوف بشكل دقيق بعيد عن الغموض والازدواجية التي قد تصاحب التحليل المعتمد على الكلام النصي فقط.

وتعرف هذه النماذج والموديلات بالآتي( أو بالأحرى تكون على عدة أنواع منها):
1- النماذج والموديلات التي تشرح وتوضح البيانات Data .
2- النماذج والموديلات التي تشرح وتوضح الإجراءات Processes.
3- النماذج والموديلات التي تشرح وتوضح تدفق المعلومات في النظام Information Flow in the System

أهمية التحليل في الحوسبة:
إن لتحليل نظام الحوسبة، في التطبيقات المكتبية وفي غيرها من التطبيقات، أهمية خاصة في اتجاهين:
1- لبناء نظام محوسب جديد يختلف عن النظام اليدوي القديم كلياً أو جزئيا.
2- لإجراء تعديلات على نظام محوسب قائم كلياً أو جزئياً.

إن التحليل خطوة أساسية ويجب أن تحسب جيداً خلال مرحلة التخطيط وذلك للوقوف على الآتي:
1- آلية عمل الفعاليات القديمة ( اليدوية) خطوة خطوة.
2- حجم البيانات المستخدمة وأسلوب تنظيمها وتدفقها.
3- إلمام العاملين بهذه الخطوات وآلية عملهم.
4- الاختناقات والمشكلات التي تعترض العمل وتدفق البيانات.

وخلاصة القول إن تحليل النظام عبارة عن دراسة تفصيلية لفهم النظام القائم والوقوف على مشاكله لغرض بناء وتطور نظام أفضل منه.

ثانياً: تصميم النظام system design
فهو مرحلة لاحقة وكنتيجة حتمية للمرحلة الأولى وهي التحليل ونجاح أو فشل التصميم يعتمد أساساً على براعة ودقة وصحة التحليل، لأنه الأساس الذي يقوم عليه البناء.
من المعنى أو من الذي يقوم بالتحليل؟
كما ذكرنا في مرحلة التخطيط، فإن جهات عدة معنية في هذه الفعالية وأهم الجهات هي:
1- العاملون في تنفيذ الفعالية ذاتها ( المفهرسون ، العاملون في قسم الإعارة، قسم التزويد، المراجع، الدوريات ….. الخ ) من الذين مارسوا ولا زالوا يمارسون عملهم ويعانون من المشكلات والذين صاروا يمتلكون الخبرة والإمكانية في إعطاء وجهات نظر لتشخيص مواقع الضعف ووضع التطورات والآراء للتطوير.
2- يساعدهم ( ونحن نركز على كلمة يساعدهم ) لكون المتخصصين بعلم المكتبات والمعلومات هم الأكثر دراية وكفاءة في فعاليتهم من أي جهة أخرى. إذاً يساعدهم محللوا النظم من المتخصصين بعلم الحواسيب والبرمجة.
3- المستفيدون النهائيون من الرواد الذي يعرفون ب end users الذين يعانون من مخرجات النظام اليدوي القائم يستطيعون ان يوضحوا بدقة كبيرة مواطن الضعف أو النقص او المعاناة لكي يستطيع المحللون أخذها بعين الاعتبار, فالنظام المحوسب أولاً وأخيراً لفائدة المستفيد النهائي.
4- أحياناً بعض الإداريين أو مدير المكتبة أو من ينوب عنه وحسب الحاجة وطبيعة المكتبة.

واجبات محلل النظام:
إنه ذلك الشخص الذي يجب أن يعمل مع النظام منذ بداية التحويل وصولاً بالتحويل وإلى نهاية المطاف. أما الواجبات فهي:
1- جمع البيانات التفصيلية من آلية عمل النظام القديم .
2- وضع الخطة الجديدة للتحويل أو التطوير.
3- الحديث واجراء اللقاءات العديدة من كافة الجهات المعنية بالموضوع.
4- الوقوف على المشكلات والمعوقات من خلال النقطة 3 أعلاه.
5- دراسة الملفات اليدوية والإطلاع على السجلات كافة للوقوف على خطوات سير العمل والإجراءات التفصيلية لتنفيذ كل مهمة مهما كانت صغيرة.

إن هذه المهمة ليست سهلة وتحتاج الى توفر الصفات والإمكانات التالية:
1- دراية ومعرفة بواقع العمل
2- الصبر والحكمة
3- قابلية التحليل مع الخيال والإبداع لغرض الابتكار
4- قابلية الاتصال (مهارات الاتصال مع الآخرين) خاصة فإن العديد من محللي النظم يعملون في بيئة فيها الكثير من التناقضات والغموض وتداخل البيانات وتناقض الإجابات أحياناً .
أما مصادر المعلومات التي تعتمد لتحليل النظام فهي:
1- الوثائق والملفات ( سجلات، فهارس، إحصاءات … الخ )
2- مستخدمو النظام (من العاملين)
3- مستخدمو النظام (المستفيدون النهائيون).

ومن واجبات محلل النظم أو من هو محلل النظم ما يأتي:
1- إنه مستشار الصفة أو الوظيفة الأولى له كمستشار ضمن فريق العمل لأنه الأعرف بالجزيئات حول تنفيذ النظام بشكله القائم أو التقليدي.
2- إنه خبير يدعم الفريق في عمله. فوظيفة الخبير تتطلب وجود مهارات الحاسوب والبرمجيات والنظم إضافة إلى الخبرة الموضوعية في مجال العمل.
3- إنه آلية التغيير في نظام المكتبة. حيث إن تحليل النظام يعتمد كما ذكرنا على التغيير فإن عقلية محلل النظام يجب أن تكون مؤمنه بالتغيير، متحملة لمتاعبه وأعباءه مع قدرة على إقناع الآخرين بهذا التغيير وبالتالي توفير مستلزمات التغيير.
إنك مجبر على تعليم المستفيدين والعاملين استخدام نظام المعلومات الجديد الذي يتضمن العديد من التغييرات.
4- يعمل على حل المشكلات (حلال مشاكل) Problem Solver لأنه أو لأنها سيلاحظون كمية كبيرة من المشكلات التي بحاجة إلى حل فالتغيير أو التطوير معناه أيضاً حل المشكلات وعليه معالجة الموقف بطريقة علمية منظمة.

أساليب جمع البيانات في مرحلة تحليل النظام:
1. طرح الأسئلة المباشرة عن طريق المقابلات واللقاءات Interviews
2. طرح الأسئلة غير المباشرة عن طريق الاستبيانات والمسوحات Questionnaires
3. الملاحظة Observation
4. ورشات العمل ومجاميع النقاش
Workshops, group discussions, formal sessions and Brain storm sessions
5. تحليل الوثائق المكتوبة والموجودة Documents Analysis
6. جمع المعلومات إلكترونياً عن طريق:e-mail لطرح الأسئلة واستشارة الخبراء.
7. المشاركة في العمل مع العاملين أنفسهم Analysis by participation وهي من أفضل الطرق لمعرفة مواطن الضعف والقوة وآلية العمل وهو أن يقضي المحلل يوم عمل مثلاً أو ربما أسبوع أو اكثر مع العاملين ويمارس خطوات العمل، وتتضمن هذه الطريقة أساليب مختلفة منها :
أ. تحليل دور الناس analyzing people’s roles وهنا نستطيع معرفة كيف يشعر الشخص إزاء عمله (الحالة النفسية ومستوى الرضى) والهدف هو معرفة كيف يستطيع الأشخاص تنفيذ مهمة محددة ولماذا هنالك تفاوت بينهم في تنفيذها.
ب. تحليل التداخل analyzing interaction وهنا نحلل كيفية عمل الناس معاً كفريق عمل.
ج. تحليل المكان analyzing location ويتضمن دراسة ماذا يحدث في موقع محدد خلال فترة من الزمان.
د. التحليل بطريقة الـ Prototype حيث يتم تصميم شاشات مبدئية تمثل البرنامج وتطرح للمستفيدين أو المستخدمين حيث يقومون باستخدامها لغرض إعطاء الملاحظات وإجراء التعديلات وصولاً إلى الشكل الصحيح والمطلوب فعلاًCost – benefit analysis .
ويتضمن هذا التحليل خطوتان هما:
1- لوضع وتحديد التقديرات للقيمة والفائدة.
2- لتحديد واتخاذ القرار، هل المشروع بأكمله يستحق الخوض والسير فيه ما دامت الكلفة والقيمة والفائدة قد حددت؟
عند تحديد القيمة أو الكلفة والفائدة ، هنالك أشياء ومواد ومعلومات يمكن حسابها بسهولة (Tangible ) مثل شراء الكتب أو الاشتراكات بالدوريات / كلفة التجليد / أسعار الأجهزة والمعدات/ قيمة وكلفة الوقت المستنفذ لإنجاز مهمة ما، إضافة إلى:
1. قيمة وكلفة الأجهزة الجديدة التي نحتاجها للتحول إلى النظام الجديد.
2. قيمة وكلفة الأثاث والمعدات التي تحتاجها الأجهزة والبيئة الجديدة.
3. كلفة أجور العاملين ضمن البيئة التكنولوجية الجديدة ، وبضمنها كلفة التدريب.
4. كلفة متطلبات القرطاسية والمعدات الورقية الأخرى للعمل.
5. كلفة التحول من النظام القديم إلى الجديد حيث تتم مقارنة كلفة إنجاز العمل بشكله اليدوي القديم من حيث (كلفة الوقت، الأجهزة، العاملين … الخ) مع ما يتوقع له من خلال البرنامج أو النظام المحوسب.
6. كلفة مصروفات أخرى كالخبرات والاستشارات وأحياناً السفر والسكرتارية.. الخ.
أما القيمة التي يصعب حسابها بهذه الصورة ( intangible ) فهي مثلاً كم نستطيع أن نوفر لو أسرعنا بإنجاز المشروع؟ ما هي القيمة أو الفائدة إعادة لطرح خدمة معلومات جديدة؟
وأهم طريقة متبعة لحساب قيمة / فائدة المشروع هي التي تعرف بـ payback method وهي تقوم على حساب الوقت الذي خلاله سوف يتم استرجاع المال الذي تم إنفاقه على المشروع حيث يقسم على عدد السنوات التي ستلي البدء بالتنفيذ وكل عام يحدد مقدار الادخار. وطبعاً كلما قلت عدد السنين كلما كانت الفائدة أكبر.

تحليل النظام System analysis
وكما ذكرنا هنالك خطوات تسبق البدء بالحوسبة تتمثل في تحليل الإجراءات والخطوات بعد أن نحدد الهدف ثم نرسم الخطوات والمهام. والتي يمكن أن نمثلها بالآتي:
الحالة الأولى: دراسة خيارات الحوسبة Automation Options
الهدف : بعض الخطوات والإجراءات لحوسبة فعاليات معينة في المكتبة والتي من شأنها أن تطور خدمات المعلومات فيها.
الإجراءات والمهام :
1- فحص ودراسة الخيارات المطروحة بموجب المعطيات والإمكانات واختيار الأنسب الذي يوفر نجاح الهدف.
2- حدد خطوات واضحة لتنفيذ الفعالية.
3- حدد البرمجية المطلوبة الصالحة للتنفيذ بعد أن تقييمها كذلك الأجهزة والاتصالات.
4- وضح الكلفة المطلوبة للتنفيذ.
5- حدد بوضوح الدعم الفني والتقني المطلوب للتنفيذ وهل هو من داخل أو خارج المكتبة.
الحالة الثانية : تحليل سجل الرف Shelf list analysis
الهدف : للتعرف على ووصف الوثائق والمواد ومصادر المعلومات الموجودة في المكتبة والتي تمثل سجل الموجودات من حيث ( الوصف البيليوغرافي ) وحجم البيانات المتاحة ومدى استكمالها ووقتها وهل هي وفق المعايير العالمية.
الإجراءات والمهام:
1- دراسة الوسائل المعتمدة في المكتبة للسيطرة على النوعية في العمل ( الفهرسة والتحليل والتصنيف… الخ)
2- تحليل كم ونوع المعلومات البيليوغرافية الموجودة في سجل الرف وذلك لتحديد حجم وكمية وطبيعة المعلومات التي ستدخل إلى كل تسجيلة في القاعدة.
3- تحديد وإضافة المعلومات البيليوغرافية الناقصة إلى التسجيلات ( سجل الرف).
4- اعتماد وتنفيذ ممارسات وتطبيقات معيارية موحدة في الفهرسة واعتماد أرقام تصنيف متجانسة.
الحالة الثالثة: الخطة الراجعة للحوسبة Retrospective Plan for automation ، هدفها هو: تنفيذ خطة حوسبة مجموعة المكتبة أو موجوداتها كلياً أو جزئياً منذ تأسيس المكتبة أو من سنوات خلت محددة لتحويل الفهارس اليدوية إلى قواعد بيانات بيليوغرافية.

يتبع